Das u-institut in Berlin sucht!

Executive Assistant der Geschäftsleitung (m/w/d)

in Vollzeit (39 Stunden) zum nächstmöglichen Zeitpunkt

WER WIR SIND

Das u-institut ist Beratungsunternehmen und Projektträgergesellschaft. Wir sind eine Organisation mit bundesweitem Netzwerk und fördern die cross-sektorale Zusammenarbeit in Kultur, Politik und Wirtschaft. Der Fokus unserer Arbeit liegt dabei auf der Kultur- und Kreativwirtschaft: Die Branche ist voller Innovationen, zukunftsweisender Geschäftsmodelle und impact-orientierten Unternehmer*innenpersönlichkeiten, die für die Entwicklungen in Gesellschaft, Wirtschaft und Politik essentiell sind. Diesen Anspruch in die Praxis umzusetzen, ist unsere Aufgabe und Leidenschaft.

DEIN TÄTIGKEITSBEREICH

Als rechte Hand unserer Geschäftsführung hältst du ihnen den Rücken frei, bist Sparringspartner*in, unterstützt sie in strategischen, operativen und administrativen Aufgaben und bist selbst für eine Vielzahl interdisziplinärer Aufgaben verantwortlich. Als Schnittstelle zwischen Kolleg*innen und Geschäftsleitung hast du dabei ein Auge auf alles, was in unserem Unternehmens- und Projektalltag passiert und koordinierst alle relevanten Informationen.

Deine Aufgaben umfassen konkret folgende Bereiche:

• Strategische und operative Unterstützung
  • Sicherstellung von sach- und termingerechter Ausarbeitung von Entwicklungsaufgaben
  • Erarbeitung von Entscheidungsgrundlagen für die Geschäftsführung
  • Unterstützung bei Projekten und Verfolgung aller terminlichen Abarbeitungen
  • Erstellung, Vor- und Nachbereitung von Gesprächsunterlagen und Präsentationen
  • Recherchen im Interesse der Geschäftsführung
  • Kontinuierliche Optimierung von Arbeitsprozessen in Abstimmung mit der Geschäftsführung

• Administration
  • Terminkoordination (inkl. eventuell nötiger Reiseplanung)
  • allgemeine Korrespondenz mit Kund*innen, Geschäftspartner*innen und Dienstleister*innen
  • Postbearbeitung und Beantwortung von schriftlichen und telefonischen Anfragen
  • Personal: Bewerber*innen- und Vertragsmanagement inkl. Pflege der Stammdaten, Personalakten

DAS BRINGST DU MIT

• Du hast eine kaufmännische Ausbildung oder einschlägiges Studium sowie mehrjährige Berufserfahrung als Assistent*in oder in einer vergleichbaren Position.
• Du denkst stets voraus, kannst gut priorisieren und behältst stets den Überblick über alle Aufgaben, Prozesse und deren Fristen.
• Du besitzt ein ausgeprägtes Organisationstalent kombiniert mit einer lösungsorientierten, vorausschauenden und genauen Arbeitsweise.
• Du arbeitest selbstständig, verantwortungsbewusst, zuverlässig und kannst dich flexibel auf verschiedene Situationen einstellen.
• Du hast sehr gute Deutschkenntnisse und bist sicher im Umgang mit MS-Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint).

DAS ERWARTET DICH

• Du kannst dich auf einen Zugang zu einem außergewöhnlichen Netzwerk von Kreativunternehmer*innen und Expert*innen verschiedenster Bereiche und über eine Dachterrasse mit Blick über Berlin freuen.
• Wir leben Kommunikation auf Augenhöhe und offene Türen. Dich erwartet viel Eigenverantwortung ab dem ersten Tag und ein strukturiertes Onboarding-Programm, das den Einstieg erleichtert.
• Wir stehen hinter leistungsgerechter Bezahlung und flexiblen Arbeitszeiten. Dein Einsatz erfolgt idealerweise ab sofort.

Uns ist Vielfalt in unserem Team wichtig. Wir freuen uns daher über Bewerbungen aller Geschlechter, beruflicher und kultureller Hintergründe, Altersgruppen und sexueller Orientierungen. Menschen mit Behinderung, Wiedereinsteiger*innen und Eltern sind herzlich willkommen.

Wenn du dich angesprochen fühlst, schicke uns bitte deine Bewerbung unter Angabe deiner Gehaltsvorstellungen und des möglichen Einstiegstermins in einem PDF per E-Mail an:

personal@u-institut.com

KONTAKT
u-institut (Backes & Hustedt GbR)
Christoph Backes/Sylvia Hustedt
Jägerstr. 65, 10117 Berlin

Das Kompetenzzentrum
Kultur- und Kreativwirtschaft des Bundes
in Berlin sucht 

eine*n Programm-Koordinator*in (m/w/d) in Elternzeitvertretung

in Vollzeit (39 Stunden) zum nächstmöglichen Zeitpunkt.

WER WIR SIND

Das Kompetenzzentrum ist Teil der Initiative Kultur- und Kreativwirtschaft der Bundesregierung. Projektträger ist das u-institut als unabhängiges Unternehmen. Das u-institut ist ein Unternehmen, ein bundesweites Netzwerk und Plattform. Wir kennen die besonderen Bedarfe der Akteur*innen zwischen Kultur, Politik und Wirtschaft. Wir entknoten und geben Orientierung, dabei reflektieren, begleiten und moderieren wir.

Unsere Aufgabe ist es, die Kultur- und Kreativwirtschaft sichtbar zu machen, ihre disziplinübergreifenden Potenziale für Wirtschaft, Gesellschaft und Politik zu vermitteln und gemeinsam mit den Akteur*innen Lösungsansätze für branchenübergreifende Herausforderungen zu entwickeln.

Es ist unser Ziel, Entwicklungen frühzeitig zu identifizieren, die Innovationsdynamik insbesondere im Bereich der nicht-technischen Innovation zu steigern, cross-sektorale Zusammenarbeit zwischen der Kultur- und Kreativwirtschaft und anderen Branchen zu stärken und gemeinsam mit dem Netzwerk Lösungsoptionen aus der Kultur- und Kreativwirtschaft für Herausforderungen der Gegenwart und Zukunft aufzuzeigen. 

DEIN TÄTIGKEITSBEREICH

Zu deinen Aufgaben als Programm-Koordinator*in gehört u.a. die Konzeption, Umsetzung und Betreuung eines Erlebis-Showrooms, einer Roadshow und weiteren Maßnahmen des Kompetenzzentrums. Das Ziel dabei ist die Sichtbarmachung der Entwicklungen und Trends aus der Kultur-und Kreatviwirtschaft in Form von Exponaten und deren Übersetzung in Veranstaltungsformate, Projekte, (Geschäfts-)Modelle und andere Instrumente.

Schwerpunkt deiner Arbeit ist es, neue Partner*innen für die Branche und das Kompetenzzentrum zu gewinnen und unsere Netzwerke stetig zu erweitern. Dafür planst und koordinierst du Formate um die Anliegen der verschiedenen Stakeholder*innen zusammenzubringen und unterschiedliche Interessen und Bedürfnisse miteinander zu verzahnen. Es gilt, die Rolle des Kompetenzzentrums als Schnittstelle zwischen Kultur- und Kreativwirtschaft, Politik, Gesellschaft und anderen Wirtschaftszweigen weiter auszubauen.

Hierfür stehst du in kontinuierlicher Abstimmung mit der Projektleitung und den Projektkoordinator*innen der jeweiligen Bereiche des Kompetenzzentrums.

DAS BRINGST DU MIT

Neben einem abgeschlossenen Studium/Fachhochschulstudium und/oder einschlägiger Berufserfahrung bringst du Kenntnisse im Projektmanagement, der Projektleitung sowie Erfahrung im Koordinieren von interdisziplinären Teams mit. Du hast Fähigkeiten in Bereichen wie Interdisziplinarität, Out-Of-The-Box-Denken, Managing Uncertainty, unternehmerischer Netzwerkbildung sowie Organisations- & Improvisationstalent.

Du hast Erfahrungen im Umgang mit Auftraggeber*innen der öffentlichen Hand, kennst formelle Anforderungen und Prozesse im Umgang mit institutionellen Akteur*innen und besitzt die Fähigkeit, mit den verschiedenen Stakeholder*innen des Kompetenzzentrums zielgruppenspezifisch zu kommunizieren. Du verfügst über Erfahrung im Aufbau von Netzwerken und der langfristingen Bindung von Partner*innenschaften aus der Kultur- und Kreativwirtschaft aber auch Industrie und Mittelstand.

Du hast Reisebereitschaft und eine Team- und vernetzungsorientierte Arbeitsweise bei zeitweise flexiblen Arbeitszeiten. Kritik- und Konfliktbereitschaft zeichnen dich dabei genaus aus wie klare Kommunikation, Überzeugungskraft und Teamfähigkeit. Kenntnisse in der Anwendung der gängigen EDV-Programme runden dein Profil ab.

DAS ERWARTET DICH

Du kannst dich auf einen Zugang zu einem außergewöhnlichen Netzwerk von Kreativunternehmer*innen und Expert*innen verschiedenster Bereiche und über eine Dachterrasse mit Blick über Berlin freuen. Ansonsten leben wir Kommunikation auf Augenhöhe und offene Türen. Dich erwartet viel Eigenverantwortung ab dem ersten Tag und ein strukturiertes Onboardingprogramm, das den Einstieg erleichtert. Und schließlich: wir stehen hinter leistungsgerechter Bezahlung und flexiblen Arbeitszeiten.

Dein Einsatz bei uns erfolgt idealerweise ab sofort und ist zunächst befristet bis zum 31. 10. 2021 – eine Verlängerung ist möglich. Uns ist Vielfalt in unserem Team wichtig. Wir freuen uns daher über Bewerbungen aller Geschlechter, beruflicher und kultureller Hintergründe, Altersgruppen und sexueller Orientierungen. Menschen mit Behinderungen, Wiedereinsteiger*innen und Eltern sind herzlich willkommen.

Wenn du dich angesprochen fühlst, schicke uns bitte deine Bewerbung unter Angabe deiner Gehaltsvorstellungen und des möglichen Einstiegstermins per E-Mail an:

bewerbung@kreativ-bund.de mit dem Stichwort „PA_Kompetenzzentrum“

Wir freuen uns!

KONTAKT
u-institut (Backes & Hustedt GbR)
Christoph Backes/Sylvia Hustedt
Jägerstr. 65, 10117 Berlin